Tag: GTD

Free Download Productive Magazine 2

หลังจากออกเล่มแรกไปเมื่อปลายปีก่อน ตอนนี้ได้ออกเล่มที่สองมาแล้วสำหรับ Productive Magazine

เล่มนี้มีบทสัมภาษณ์ของ Guy Kawasaki กับบทความน่าสนใจอีก 10 บทความ

ดาวน์โหลดได้ที่ Productive Magazine ครับ

Posted by elixer in cool

Free Download Productive Magazine

ใครสนใจเรื่องราวเกี่ยวกับการเพิ่ม productivity ด้วย GTD หรือ ZTD ดาวน์โหลดไปอ่านกันได้ครับ
ที่ Productive Magazine

Posted by elixer in cool

Getting Things Done #10

บทสุดท้ายคือ การควบคุมโปรเจคให้อยู่ ซึ่งเราจำเป็นต้องมีการวางแผน ด้วยขั้นตอนง่ายๆ ที่เริ่มจาก การระดมสมอง ซึ่งเราควรเน้นปริมาณของความคิดที่ได้ มากกว่าคุณภาพ เพื่อป้องกันการพลาดความคิดดีๆ ที่อยู่ในกลุ่มความคิดของคุณ พอเราได้ความคิดออกมาแล้ว จึงเอามาใส่ในรายการงานที่ต้องทำต่อไป ซึ่งเราอาจจะต้องไปพบกับผู้อื่นที่อาจช่วยเหลือในการทำโปรเจคของเราได้ โดยตลอดการทำตามความคิดต่างๆ เราควรเก็บข้อมูลการทำไว้ให้หมด เพื่อที่โปรเจคของเราจะได้เคลื่อนไปอย่างถูกทิศทาง

ซึ่งงานพวกนี้เราอาจจะต้องการแค่กระดาษกับปากกา (LoFi) หรือใช้ PDA คอมพิวเตอร์ กับโปรแกรมจัดการโปรเจค (HiFi) ก็เลือกใช้กันไปตามความถนัดนะครับ

ในที่สุดก็จบซีรี่ย์นี้ซะที แต่พอกับไปอ่านบทแรกๆ ดูผมยังงเลยว่าผมเขียนอะไรไปนี่ ผมเลยคิดว่าจะลองสรุปเนื้อหาของหนังสือทั้งสิบบท ออกมาเป็นตอนเดียวดู อาจจะทำให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น สรุปคือ ขี้เกียจตามไปแก้ของเก่านั่นเอง

Posted by elixer in cool

Getting Things Done #9

บทนี้จะพูดถึงวิธีในการตัดสินใจ ว่าควรทำงานไหนก่อน หรือหลัง

จากขั้นตอนการจัดการเราจะได้ รายการของงานที่ต้องทำต่อไป (Next Actions) ออกมา แต่เราจะรู้ได้อย่างไรว่าควรทำงานไหนก่อน หรือหลังกันแน่ David Allen จึงได้แนะนำวิธีในการเลือกไว้ 3 วิธี โดยผมจะเริ่มจากวิธีที่ง่ายที่สุดไปจนถึงวิธีที่ยากที่สุดในความคิดของผม

?The Four-Criteria Model for Choosing Actions in the Moment?

วิธีนี้จะใช้เงื่อนไข 4 ข้อในการตัดสินใจว่าจะเริ่มทำงานไหนก่อน เริ่มจากดูบริบท งานที่เป็น @Call เราจำเป็นต้องมีโทรศัพท์จึงจะทำได้ หรืองานที่เป็น @Computer ถ้าไม่มีคอมพิวเตอร์คุณก็ทำไม่ได้ ถ้าเราไม่มีอุปกรณ์เหล่านั้น เราก็ทำไม่ได้อยู่แล้ว เราควรไปดูงานในบริบทอื่นก่อน หรือไม่ตอนนี้เราอยู่ในห้างเราก็ควรดูงานที่เป็น @Errands เพื่อที่จะได้เลือกซื้อของตามรายการ จากนั้นเราจึงดูเวลา ว่าตอนนี้เรามีเวลาว่างเท่าไหร่ ถ้ามีเวลาว่างแค่ไม่กี่นาที ก็ไม่ควรทำงานที่ต้องใช้เวลาในการทำนานอย่างเช่น เขียนรายงาน สิ่งที่ต้องพิจารณาถัดมาคือพลังงาน งานบางอย่างถ้าเราไม่มีพลังพอก็ไม่อาจทำให้เสร็จได้ ถ้าเรามีงานที่ต้องใช้พลังงานมากๆ หลายงาน เราก็ควรสงวนพลังงานไว้ทำงานพวกนี้ โดย Allen แนะนำให้แยกรายการงานที่ใช้พลังงานน้อยๆ ออกมาอีกชุดหนึ่ง เอาไว้ทำในช่วงที่เราเหนื่อยจากการทำงานใหญ่ๆ สิ่งสุดท้ายที่เราจะพิจารณาคือ ลำดับความสำคัญ ซึ่งเป็นสิ่งที่พิจารณาได้ยากที่สุดแล้ว เพราะถ้าเรารู้ลำดับความสำคัญของงานทั้งหมด เราคงไม่ต้องใช้วิธีนี้มาช่วยเลือกงานที่จะทำหรอก แต่จากการลองใช้วิธีนี้ ผมพบว่า 3 เงื่อนไขแรกก็ช่วยในการเลือกงานได้เยอะแล้ว เราอาจจะไม่ต้องใช้เงื่อนไขสุดท้ายก็ได้

?The Threefold Model for Evaluating Daily Work?
วิธีนี้จะแบ่งงานออกเป็น 3 ประเภทคือ งานที่เตรียมการไว้ก่อน งานที่กำลังทำอยู่ งานที่ต้องเตรียมการ โดยเราควรทำงานที่มีการเตรียมการไว้ก่อน จนกระทั่งงานเข้าที่เข้าทางดีแล้ว จึงย้ายไปทำงานอื่นที่กำลังทำอยู่ ที่มีความสำคัญกว่า ส่วนงานอื่นที่มีความสำคัญน้อยกว่า ก็เก็บไว้ในระบบก่อน สุดท้ายแล้วจึงเลือกทำงานที่ต้องมีการเตรียมการก่อน

?The six-Level Model for Reviewing Your Own Work?
วิธีนี้เป็นวิธีที่เข้าใจได้ยากที่สุดแล้ว แต่มันก็เป็นวิธีที่ดีที่สุดด้วย วิธีนี้จะใช้รูปแบบการคิดของการขับเครื่องบิน จัดการจากข้างล่างขึ้นข้างบน โดยแบ่งงานออกเป็น 6 ระดับดังนี้ Runway: คือส่วนของรายการงานทั้งหมด ซึ่งเราควรทำให้มันทันสมัยอยู่เสมอ เพื่อเคลียร์รันเวย์ของเรา 10,000 ft: ระดับนี้คือโปรเจคของเรา เราจะรู้ว่าต้องรับผิดชอบงานอะไร จะทำให้เราควบคุมการตัดสินใจเลือกงานที่จะทำได้ดี 20,000 ft: ระดับนี้จะครอบคลุมงานทั้งหมดของเรา พูดง่ายๆ เลยระดับนี้คือ job description ของเรานั่นเอง แต่เนื่องจากเรามีหลายบทบาททั้ง พนักงาน พ่อของลูก หรือสามี เราจึงควรแยกงานของแต่ละบทบาทออกจากกัน เพื่อความง่ายในการเลือกจัดการ 30,000 – 50,000 ft: สามระดับนี้ จะเป็นการจัดการกับเป้าหมายในชีวิตของเราในช่วง 1-2 ปี 3-5 ปี และทั้งชีวิตของเรา ซึ่งส่วนใหญ่เราจะไม่ค่อยยุ่งกับมัน แต่เราจะทำงานใน 3 ระดับข้างล่างโดยคำนึงถึง 3 ระดับข้างบนนี้อยู่เสมอ

ทั้งสามวิธีนี้ ต่างก็ช่วยในการตัดสินใจของเรา แต่เราควรจะเลือกใช้วิธีที่เราเข้าใจได้ดีที่สุด เพราะการเอาวิธีที่ดีที่สุด มาใช้โดยไม่เข้าใจอาจจะไม่ได้ประโยชน์อะไรเลย

Posted by elixer

Getting Things Done #8

บทนี้จะเป็นการจัดการขั้นที่ยากที่สุดของระบบ นั่นคือการรีวิว

โดยการรีวิวประจำวัน เราจะเริ่มจากการตรวจสอบ ตารางนัดหมายของเรา ว่าช่วงที่ผ่านมา เราได้พลาดอะไรไปบ้าง และดูกำหนดการในอนาคต ว่าเราได้จัดเวลาสำหรับการนัดหมายไว้หมดหรือยัง โดยตารางนัดหมายของเราอาจจะเป็น planner หรือโปรแกรมตารางนัดหมายก็ได้ โดยระบบของผมใช้ HipsterPDA เป็นหลัก และใช้ Google calendar เป็นตัวแบ็คอัพเอาไว้ส่ง SMS แจ้งเตือนอีกทีกันพลาด จากนั้นเราจึงดู รายการงานที่ต้องทำต่อไป ว่าถูกต้องหรือไม่ โดยสิ่งที่เราควรทำคือตรวจสอบให้ไวที่สุด ไม่ต้องหยุดทำงาน เหมือนตอนจัดการงานออกจาก Inbox

ส่วนการรีวิวประจำสัปดาห์ เราต้องไล่ดูทุกงานในระบบของเรา ว่ามันอยู่ถูกที่ ถูกประเภทหรือไม่ แล้วแก้ไขให้มันอยู่ในที่ที่ถูกต้อง หลังจากนั้นจึงลบ หรือจัดเก็บงานที่เราทำเสร็จ หรืองานที่เราไม่ต้องติดตามแล้ว โดยครั้งแรกๆ ของการรีวิวอาจจะน่าเบื่อ และใช้เวลามาก แต่เมื่อเราทำมันไปเรื่อยๆ จนเป็นนิสัย จะทำให้เราใช้เวลาน้อยลง

Posted by elixer