Getting Things Done #9

บทนี้จะพูดถึงวิธีในการตัดสินใจ ว่าควรทำงานไหนก่อน หรือหลัง

จากขั้นตอนการจัดการเราจะได้ รายการของงานที่ต้องทำต่อไป (Next Actions) ออกมา แต่เราจะรู้ได้อย่างไรว่าควรทำงานไหนก่อน หรือหลังกันแน่ David Allen จึงได้แนะนำวิธีในการเลือกไว้ 3 วิธี โดยผมจะเริ่มจากวิธีที่ง่ายที่สุดไปจนถึงวิธีที่ยากที่สุดในความคิดของผม

?The Four-Criteria Model for Choosing Actions in the Moment?

วิธีนี้จะใช้เงื่อนไข 4 ข้อในการตัดสินใจว่าจะเริ่มทำงานไหนก่อน เริ่มจากดูบริบท งานที่เป็น @Call เราจำเป็นต้องมีโทรศัพท์จึงจะทำได้ หรืองานที่เป็น @Computer ถ้าไม่มีคอมพิวเตอร์คุณก็ทำไม่ได้ ถ้าเราไม่มีอุปกรณ์เหล่านั้น เราก็ทำไม่ได้อยู่แล้ว เราควรไปดูงานในบริบทอื่นก่อน หรือไม่ตอนนี้เราอยู่ในห้างเราก็ควรดูงานที่เป็น @Errands เพื่อที่จะได้เลือกซื้อของตามรายการ จากนั้นเราจึงดูเวลา ว่าตอนนี้เรามีเวลาว่างเท่าไหร่ ถ้ามีเวลาว่างแค่ไม่กี่นาที ก็ไม่ควรทำงานที่ต้องใช้เวลาในการทำนานอย่างเช่น เขียนรายงาน สิ่งที่ต้องพิจารณาถัดมาคือพลังงาน งานบางอย่างถ้าเราไม่มีพลังพอก็ไม่อาจทำให้เสร็จได้ ถ้าเรามีงานที่ต้องใช้พลังงานมากๆ หลายงาน เราก็ควรสงวนพลังงานไว้ทำงานพวกนี้ โดย Allen แนะนำให้แยกรายการงานที่ใช้พลังงานน้อยๆ ออกมาอีกชุดหนึ่ง เอาไว้ทำในช่วงที่เราเหนื่อยจากการทำงานใหญ่ๆ สิ่งสุดท้ายที่เราจะพิจารณาคือ ลำดับความสำคัญ ซึ่งเป็นสิ่งที่พิจารณาได้ยากที่สุดแล้ว เพราะถ้าเรารู้ลำดับความสำคัญของงานทั้งหมด เราคงไม่ต้องใช้วิธีนี้มาช่วยเลือกงานที่จะทำหรอก แต่จากการลองใช้วิธีนี้ ผมพบว่า 3 เงื่อนไขแรกก็ช่วยในการเลือกงานได้เยอะแล้ว เราอาจจะไม่ต้องใช้เงื่อนไขสุดท้ายก็ได้

?The Threefold Model for Evaluating Daily Work?
วิธีนี้จะแบ่งงานออกเป็น 3 ประเภทคือ งานที่เตรียมการไว้ก่อน งานที่กำลังทำอยู่ งานที่ต้องเตรียมการ โดยเราควรทำงานที่มีการเตรียมการไว้ก่อน จนกระทั่งงานเข้าที่เข้าทางดีแล้ว จึงย้ายไปทำงานอื่นที่กำลังทำอยู่ ที่มีความสำคัญกว่า ส่วนงานอื่นที่มีความสำคัญน้อยกว่า ก็เก็บไว้ในระบบก่อน สุดท้ายแล้วจึงเลือกทำงานที่ต้องมีการเตรียมการก่อน

?The six-Level Model for Reviewing Your Own Work?
วิธีนี้เป็นวิธีที่เข้าใจได้ยากที่สุดแล้ว แต่มันก็เป็นวิธีที่ดีที่สุดด้วย วิธีนี้จะใช้รูปแบบการคิดของการขับเครื่องบิน จัดการจากข้างล่างขึ้นข้างบน โดยแบ่งงานออกเป็น 6 ระดับดังนี้ Runway: คือส่วนของรายการงานทั้งหมด ซึ่งเราควรทำให้มันทันสมัยอยู่เสมอ เพื่อเคลียร์รันเวย์ของเรา 10,000 ft: ระดับนี้คือโปรเจคของเรา เราจะรู้ว่าต้องรับผิดชอบงานอะไร จะทำให้เราควบคุมการตัดสินใจเลือกงานที่จะทำได้ดี 20,000 ft: ระดับนี้จะครอบคลุมงานทั้งหมดของเรา พูดง่ายๆ เลยระดับนี้คือ job description ของเรานั่นเอง แต่เนื่องจากเรามีหลายบทบาททั้ง พนักงาน พ่อของลูก หรือสามี เราจึงควรแยกงานของแต่ละบทบาทออกจากกัน เพื่อความง่ายในการเลือกจัดการ 30,000 – 50,000 ft: สามระดับนี้ จะเป็นการจัดการกับเป้าหมายในชีวิตของเราในช่วง 1-2 ปี 3-5 ปี และทั้งชีวิตของเรา ซึ่งส่วนใหญ่เราจะไม่ค่อยยุ่งกับมัน แต่เราจะทำงานใน 3 ระดับข้างล่างโดยคำนึงถึง 3 ระดับข้างบนนี้อยู่เสมอ

ทั้งสามวิธีนี้ ต่างก็ช่วยในการตัดสินใจของเรา แต่เราควรจะเลือกใช้วิธีที่เราเข้าใจได้ดีที่สุด เพราะการเอาวิธีที่ดีที่สุด มาใช้โดยไม่เข้าใจอาจจะไม่ได้ประโยชน์อะไรเลย

Facebook Comments