Getting Things Done #7

บทนี้ จะเป็นการจัดการกับงานให้อยู่ในประเภทที่ถูกต้อง โดย David Allen กำหนดประเภทของไอเทมที่เราต้องติดตามในระบบไว้ 7 ประเภทคือ

โปรเจค (Projects)
สิ่งที่ช่วยในการทำโปรเจค (Project Support Materials) ตารางนัดหมายสำหรับเก็บข้อมูลของงานที่มีกำหนดเวลาแน่นอน (Calendar)
งานที่ต้องทำชิ้นต่อไป (Next Actions)
งานที่วานให้คนอื่นทำให้ (Waiting For)
สิ่งที่ใช้อ้างอิงทั่วไป (Reference Material)
งานที่จะทำในอนาคตเมื่อมีเวลา (Someday/Maybe)

โดยเราจำเป็นต้องแยกงานแต่ละประเภทออกจากกันอย่างชัดเจน ไม่เอามาปนกัน เพราะมันจะทำให้การแบ่งประเภทของเราเสียเปล่า สิ่งสำคัญอีกอย่างหนึ่งสำหรับระบบของเราคือ บริบท (context) สิ่งนี้จะช่วยให้เราจัดการกับงานต่างๆได้ง่ายขึ้น โดยการกำหนดสถานการณ์ที่เหมาะสมในการทำ หรือประเภทให้กับแต่ละงาน เช่น @home @work สำหรับงานที่ต้องทำที่บ้าน หรือที่ทำงาน @Agenda สำหรับงานที่ต้องไปคุยกับคนอื่น @Read สำหรับงานที่ต้องอ่านหนังสือ หรือบทความ @Call สำหรับงานที่เป็นการโทรหาคนอื่น โดยระบบของเราอาจจะมี บริบทมาก หรือน้อยก็ได้ แล้วแต่เราจะจัดการ เช่นมีงานที่ต้องไปคุยกับเจ้านายบ่อยๆ อาจจะแยกบริบทออกมาเป็น @Agenda-boss อีกอันเพื่อให้จัดการง่ายขึ้นก็ได้ โดยบริบทพวกนี้สามารถเปลี่ยนแปลงเพิ่มขึ้น หรือลดลงได้ตลอดเวลา เพื่อให้เข้ากับระบบของเรามากที่สุด

เรื่องต่อไปคือการจัดการกับโปรเจค ให้จัดรายการแบบง่ายๆ เป็นรายชื่อโปรเจคทั้งหมด โดยไม่จำเป็นต้องมีรายละเอียดของงานที่ต้องทำทั้งหมด ในทุกโปรเจค ให้เน้นที่โปรเจคหลักในช่วงเวลานั้นๆก็พอ โดยเราควรจัดเก็บสิ่งที่ช่วยในการทำโปรเจค (Project Support Materials) แยกออกจาก สิ่งที่ใช้อ้างอิงทั่วไป (general Reference Material) และทำให้เข้าถึงได้ง่ายกว่า จนกระทั่งโปรเจคเสร็จเรียบร้อย เราจึงเอาของพวกนั้น มาเก็บไว้รวมกับ สิ่งที่ใช้อ้างอิงทั่วไป โดยจัดเก็บของเหล่านั้นด้วยระบบที่ง่ายที่สุดเช่น เรียงตามตัวอักษร เพื่อลดภาระในการจำของรูปแบบการจัดเก็บ

Someday/Maybe list เอาไว้เก็บงานที่เราวางแผนว่าจะทำในอนาคต เช่น New year resolution โดยงานพวกนี้ไม่จำเป็นต้องมีกำหนดเวลาที่แน่นอนในการทำ เราจึงไม่จำเป็นต้องรีบทำงานพวกนี้ รอให้จัดการกับงานปัจจุบันหมดก่อน ค่อยมาทำตรงส่วนนี้ก็ได้

ถึงตรงส่วนนี้แล้ว เราจำเป็นต้องมีอุปกรณ์ช่วยในการจัดเก็บงานต่างๆของเรา ให้ดูแลและเข้าถึงได้ง่าย ซึ่งอุปกรณ์ที่ใช้ในการทำ gtd ก็มีอยู่หลากหลาย ตั้งแต่ระบบง่ายๆ อย่างการใช้สมุดบันทึกหรือ LoFi ไปจนถึงการใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ หรือ HiFi ซึ่งการที่เราจะรู้ว่าอุปกรณ์แบบไหนเหมาะสมกับเรา เราจำเป็นต้องเอามาลองใช้เอง เพราะไม่มีกฎเกณฑ์ตายตัวว่า ต้องใช้อุปกรณ์แบบไหน กับระบบของเรา โดยเราสามารถไปดูรายละเอียดของอุปกรณ์พวกนี้ได้ที่ 43Folders boards ครับ

Facebook Comments