Getting Things Done #4

Chapter 4

สามบทที่ผ่านมา เป็นเรื่องของ concept ส่วนบทนี้จะป็นการเอาไปใช้จริงแล้ว
โดยเริ่มต้น เราจะต้องทำการจัดพื้นที่การทำงาน ให้สอดรับกับระบบ GTD ที่จะเอามาใช้ก่อน โดยเราจะจัดทั้งพื้นที่ส่วนตัว และพื้นที่ทำงาน ซึ่ง David Allen แนะนำว่าทั้งสองพื้นที่นี้ ควรจะจัดให้มีความเหมือนกัน เพื่อให้เกิดความต่อเนื่องของการทำ GTD เพราะเราจะเอามันมาใช้กับ ชีวิตของเราทั้งหมด

อีกสิ่งหนึ่งที่ DA แนะนำไว้คือ เราไม่จำเป็นต้องเอา GTD มาใช้อย่างบ้าคลั่ง ให้เราคิดว่า เรากำลังทำอะไรบางอย่าง ที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของเรา ระบบนี้เป็นระบบที่เปิด และดัดแปลงให้เข้ากับแต่ละบุคคลได้ ไม่มีรูปแบบการเอามาใช้ที่ดีที่สุด มีแต่รูปแบบที่เข้ากับชีวิตของเราที่สุดเท่าันั้น

เพื่อทำให้เราพร้อมกับ GTD, DA แนะนำให้หาเวลาว่าง ไม่มีอะไรมารบกวน เพื่อที่จะได้รวบรวม input ทั้งหมด มาจัดการด้วยระบบ GTD โดยเค้าแนะนำว่า 2 วันคือเวลาที่เหมาะสม สำหรับจัดการเรื่องเหล่านี้ แต่ผมว่าวันนึงก็เหลือเฟือแล้วนะ ที่ต้องใช้เวลามากน่าจะเป็นการเข้าใจ GTD มากกว่า

สิ่งสำคัญอีกอย่างหนึ่งคือ เราจะต้องมีพื้นที่ทำงานส่วนตัว ไม่ควรใช้พื้นที่ร่วมงานกับคนอื่น รวมทั้ง แฟน หรือถรรยาด้วย เพราะเมื่อถึงเวลาที่เราต้องการ ใช้ของอะไร เราต้องหยิบมันใช้ได้ทันที ไม่ใช่ว่ามีคนอื่นใช้มันอยู่

ต่อไปนี้คือ อุปกรณ์พื้นฐานที่ DA แนะนำไว้:

  • ถัง ชั้น หรือกล่อง สำหรับเป็น Inbox ไว้เก็บเอกสารต่างๆ ที่เข้ามา
  • กระดาษ เพื่อจดโน้ต
  • ดินสอ/ปากกา
  • โพส อิท
  • คลิปหนีบกระดาษ
  • ที่เย็บกระดาษ
  • เทป และสายรัด
  • เครื่องพิมพ์ label อัติโนมัติ (เขียนเอาก็ได้มั้ง แต่ DA บอกว่าลายมือ จะทำให้เราค้นหาไฟล์ได้ยาก)
  • แฟ้มใส่เอกสาร
  • ปฏิทิน
  • ถังสำหรับทิ้งเศษกระดาษ และขยะ

อุปกรณ์ที่สำคัญชิ้นหนึ่งคือ ปฏิทิน ซึ่ง DA เรียกมันว่า “hard landscape” เพราะมันจำเป็นต่อการบันทึก งานที่มีกำหนดระยะเวลา ที่ต้องทำแน่นอน (ผมเลือกใช้้ HipsterPDA เพราะมันหยิบง่าย ใช้สะดวก แต่ถ้ามีเวลาว่าง ว่าจะเอามาลง google calendar อยู่เหมือนกัน)

สิ่งสุดท้ายที่จะพูดถึงในบทนี้ คือระบบการจัดเก็บเอกสาร ซึ่งผมแนะนำให้แบ่งเป็นสองส่วนคือ ส่วนของเอกสารที่เก็บไว้อ้างอิงทั่วไป กับเอกสารอ้างอิงของ “project” โดยเราอาจจะเก็บไว้ที่โต๊ะทำงาน หรือตู้เอกสารก็ได้ โดยใช้ระบบการจัดเรียงที่ง่ายที่สุด ซึ่ง DA แนะนำให้ใช้การเรียง A-Z แต่เราอาจจะใช้การจัดเรียงแบบอื่น ที่เราคิดว่าง่ายก็ได้

จบแล้วสำหรับบทนี้นะครับ หยุดเขียนเรื่องนี้ไปสองอาทิตย์ เพราะมัวแต่ย้ายบล็อก แต่เดี๋ยวจะชดเชยให้ โดยการเขียนถี่กว่าเดิม จะได้จบซีรี่ย์นี้ แล้วเริ่มเล่าประสบการณ์ การใช้ GTD ซะที

Facebook Comments