Getting Things Done #1

หลังจากที่เขียนเรื่อง Getting Things Done ไว้ ตั้งแต่ปีที่แล้ว คราวนี้จะเริ่มลงลึก ถึงรายละเอียดของมันแล้วว่าเป็นยังไง โดยผมเรียบเรียงมาจาก ที่ Black Belt Productivity สรุปไว้แล้วอีกที มีทั้งหมด 10 บท โดยผมจะพยายาม เขียนให้ได้ สัปดาห์ละบทแล้วกันครับ

Chapter 1

ประโยคเปิดของหนังสือ Getting Things Done? ที่ David Allen เขียนไว้คือ

?เป็นไปได้ที่ เราจะสามารถทำงานหลายๆอย่าง ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยสมองที่ปลอดโปร่ง และความรู้สึกผ่อนคลาย?

แนวคิดนี้เกิดจากการที่ David Allen (DA) ได้เห็นการทำงานของคนส่วนใหญ่ ที่มักผูกติดการทำงาน กับช่วงเวลางาน 9 โมงถึง 4 โมงเย็น วันจันทร์ – ศุกร์ พอนอกเวลางาน ก็พยายามจะไม่ทำงาน ทำให้ตลอดช่วงเวลางาน ความเครียดของเราสะสม เพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆ จึงได้มีระบบที่ดี หลายๆระบบ ออกมาช่วยจัดการเวลาให้กับเราี้ แต่ระบบพวกนี้มักจะยึดติดกับ ปฏิทิน และ to-do lists มากเกินไป ทำให้เรามัวแต่สนใจเครื่องมือ โดยงานที่ทำสำเร็จจริง กลับมีไม่มาก

แต่ตอนนี้ได้มีระบบ ที่จะจัดการกับงานได้อย่างแท้จริงออกมาแล้ว

Getting Things Done? (GTD?) ยืนอยู่บนวัตถุประสงค์หลัก 2 ข้อคือ

  1. ดึงทุกสิ่งที่เราต้องทำ มาไว้ในระบบที่เชื่อถือได้ ไว้นอกหัวสมองเรา
  2. กำหนด สิ่งที่ต้องทำเป็นอันดับต่อไป ทุกครั้งที่มี งานที่ต้องทำเข้ามา

ใช้ระบบนี้ เพื่อจัดการปัญหาเรื่องงานออกไปจากจิตใจเรา

?การทำงานในสภาวะ ที่จิตใจของเราปลอดโปร่ง จะทำให้ได้งานที่มีประสิทธิภาพ?

การจับทุกสิ่งที่เราต้องทำ มาไว้ในระบบที่เชื่อถือได้ สามารถทำได้สารพัดวิธี แต่จุดสำคัญคือ ต้องไม่เอามันไว้ในสมองเรา ถ้าเราเอาไว้ในสมองเรา สุดท้ายแล้ว เราก็จะลืมมัน เราจึงต้องเขียนมันไว้ ในที่ๆเราจะดูมันเป็นประจำ หลังจากนั้นจึงตัดสินใจว่า ผลลัพธ์สุดท้ายของมันคืออะไร สิ่งที่ต้องทำถัดไปคืออะไร เพื่อทำสิ่งนั้นให้สำเร็จ และเราก็ต้องเก็บสิ่งที่ต้องทำ ไว้ในระบบเช่นเดียวกัน

DA กล่าวย้ำว่า ทุกสิ่งที่เราคิดจะทำ จะต้องมีการจดบันทึก เก็บไว้ในระบบที่น่าเชื่อถืิอ ซึ่งระบบนั้นอาจจะเป็น email โทรศัพท์ ข้อความเสียง การนัดหมาย ทำให้ไม่มีความแตกต่างในคนทั่วไป และผู้เชี่ยวชาญกับระบบนี้ เพราะทุกคน ต่างก็มีเป้าหมายเดียวกัน คือต้องการทำงานทุกอย่างให้เสร็จ

เมื่อพูดถึง ?stuff?, DA กำหนดความหมายของคำว่า ?stuff? ไว้ว่า ทุกสิ่งที่เราเอาเข้ามา เกี่ยวข้องกับตัวเรา ทั้งทางกาย และทางใจ ซึ่งเราไม่รู้ว่า ผลลัพธ์ที่ต้องการคืออะไร ต้องทำอะไรต่อไป เมื่อเอามันเข้ามาในชีวิตแล้ว DA บอกว่า ระบบการจัดการที่มีอยู่ในปัจจุบัน เพียงพอกับการจัดการ คำนิยามครึ่งแรก แต่ไม่สามารถจัดการอะไรได้เลย กับคำนิยามครึ่งหลัง ซึ่งหัวใจของ GTD ก็คือการจัดการกับคำนิยามครึ่งหลังนั่นเอง การบริหารจัดการงาน จะนำไปสู่การกำจัด ?stuff? เมื่อเราย่อยสิ่งที่ต้องทำ ให้เล็กลง โดยการกำหนด สิ่งที่ต้องทำเป็นขั้นๆ จะทำให้เรา ถึงเป้าหมายได้ง่ายขึ้น

เราจึงต้องเริ่มต้น ลดความเครียดในการจัดการงาน โดยเอาสิ่งที่ต้องทำ ออกจากสมองเรา เลิกใช้สมองเรา จำทุกสิ่งในชีวิตที่ต้องทำ เอามันไปเก็บไว้ในระบบที่เชื่อถือได้แทน แล้วเอาสมองของเรา มาจดจ่อกับการทำงานแทน ไม่ว่าจะเป็นงานง่ายๆ อย่างการล้างจาน หรืองานยากๆ อย่างการบริหารเงินในบริษัท เพราะสมองเราเป็นระบบเตือนความจำ ที่น่ากลัว มันไม่เตือนเราว่าต้องซื้อของใช้อย่าง สบู่ ยาสีฟัน ขณะที่เรากำลังเดินอยู่ในห้าง หรือซุปเปอร์มาร์เก็ต มันจะเตือนเราเมื่อเรามาถึงบ้าน แล้วเห็นว่าสบู่ กับยาสีฟันหมด แล้วจะทำยังไงละ ในเมื่อของพวกนี้ มันอยู่ในห้างที่เราพึ่งจะไปมาเอง

เทคนิค ที่ถูกนำมาใช้ใน GTD ไม่ใช่สิ่งที่ใหม่เลย ทุกคนจดรายการสิ่งที่ต้องทำ บันทึกนัดหมายไว้ที่ปฏิทิน แต่สิ่งที่เกิดขึ้นใหม่คือ การจัดระบบความคิดใหม่ กับสิ่งที่มีอยู่แล้วพวกนี้ คิดถึงสิ่งที่ต้องทำเป็นอันดับแรก และอันดับถัดไป เพื่อให้บรรลุเป้าหมาย คือการทำงานให้สำเร็จ ทั้งหมดนี้ คือ Getting Things Done?

จบแล้วครับ กับบทแรก ผมอาจจะแปลตะกุก ตะกักไปหน่อย แต่จะพยายามแปลให้ดีขึ้น ในบทต่อๆไปครับ

Facebook Comments

3 comments

I’m reading it right now. It’s so late huh? The book was published 2-3 years ago. Anyhow it’s really good. People go crazy about it.

I’m wondering if you have implemented his system to your normal life. Thanks.

ผมสนใจ GTD เหมือนกันครับ

ดีใจจังที่มี content ของคนไทยสนใจเรื่องนี้ (ส่วนใหญ่จะเป็นของเมืองนอก)

ว่าไปแล้ว หลักการไม่ยากนะครับ แต่ปฏิบัติจริงๆ มีรายละเอียดแยะเลย

เริ่มจากการเลือกใช้ tools (analog เช่น card,note หรือ digital เช่น palm,pocket ppc ,software ต่างๆ )

ตอนนี้ผมใช้ผสมผสานกัน capture ด้วย card แล้ว organize แบบ digital (offline and online)

blog นี้มีประโยชน์มากๆ เลย แล้วจะติดตามอยู่เรื่อยๆ ครับ